Dans le cadre de votre navigation sur le site ou de votre venue dans nos établissements, vous êtes amenés à fournir des données personnelles vous concernant. Cette politique de confidentialité vise à vous informer sur les conditions dans lesquelles Flexifleet (ci-après « Flexifleet » ou « nous »), collecte et utilise vos données personnelles.
En tant que responsable de traitement, nous traitons vos données dans le respect des principes issus de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, et plus particulièrement du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données personnelles et la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée.
Nous mettons en œuvre différents traitements portant sur vos données personnelles. Les données collectées, les finalités, les bases légales ainsi que les durées de conservation sont détaillées dans le tableau ci-dessous :
| Finalités | Description | Catégories de données collectées | Base légale | Durées de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Site internet | Mise à disposition d'un formulaire de contact | Adresse mail, motif de la demande, immatriculation, commentaire, pièces-jointes | Intérêt légitime | Temps de traitement de la demande |
| Gestion d'un formulaire devis personnalisé | Dénomination sociale de la société, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, immatriculation, permis de conduire, carte VTC, KBIS, relevé d'information d'assurance voiture | Consentement | 3 ans à compter du dernier contact | |
| Gestion d'un formulaire permettant d'être contacté par le service commercial | Nom, prénom, ville, code postal, adresse mail, numéro de téléphone | Consentement | 3 ans à compter du dernier contact | |
| Réseaux sociaux | Interactions avec les internautes | Nom, prénom, contenu du message | Intérêt légitime | Jusqu'à suppression de la publication ou du compte |
| Mise en ligne de publications | Données en lien avec la publication | Intérêt légitime | Jusqu'à suppression de la publication ou du compte | |
| Marketing | Recueil de coordonnées prospects lors de salons | Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail | Consentement pour les prospects et intérêt légitime pour les clients | 3 ans à compter du dernier contact |
| Campagnes marketing et relances commerciales | Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail | Consentement pour les prospects et intérêt légitime pour les clients | 3 ans à compter du dernier contact | |
| Réalisation de différentes enquêtes | Pas de données personnelles | Consentement pour les prospects et intérêt légitime pour les clients | 3 ans à compter du dernier contact | |
| Newsletter partenaires | Envoi de newsletter et communication marketing | Nom, prénom et adresse mail du contact, nom de l'entreprise | Intérêt légitime | Tant que le partenaire est abonné ou jusqu'à demande de suppression |
| Fournisseurs | Opérations administratives pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs | Activité, profession, n° SIREN, code d'identification comptable, nom ou raison sociale, nom, prénom et adresse mail du contact, condition, montant, périodicité | Contrat ou mesures précontractuelles | Conformément aux dispositions légales applicables |
| Entretenir une documentation sur les fournisseurs | Activité, profession, n° SIREN, code d'identification comptable, nom ou raison sociale, nom, prénom et adresse mail du contact, condition, montant, périodicité | Intérêt légitime | Conformément aux dispositions légales applicables | |
| Editer les titres de paiement (traites, LCR, chèques, billets à ordre) | Activité, profession, n° SIREN, code d'identification comptable, nom ou raison sociale, nom, prénom et adresse mail du contact, condition, montant, périodicité | Contrat ou mesures précontractuelles | Conformément aux dispositions légales applicables | |
| Fournir des sélection de fournisseurs pour les besoins de l'entité | Activité, profession, n° SIREN, code d'identification comptable, nom ou raison sociale, nom, prénom et adresse mail du contact, condition, montant, périodicité | Intérêt légitime | Conformément aux dispositions légales applicables | |
| Etablir des statistiques financières et de chiffre d'affaires par fournisseur | Activité, profession, n° SIREN, code d'identification comptable, nom ou raison sociale, nom, prénom et adresse mail du contact, condition, montant, périodicité | Intérêt légitime | Conformément aux dispositions légales applicables | |
| Prospects jusqu'à la transformation en clients | Phase n°1 : Gestion du formulaire service commercial, des appels téléphoniques ou des visites en agence | Nom, prénom, ville, code postal, pays, adresse mail | Consentement | 3 ans à compter du dernier contact |
| Phase n°2 : Appel du commercial au prospect pour qualification du besoin et réalisation d'un devis | Dénomination sociale de la société, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, immatriculation, permis de conduire, carte VTC, KBIS, relevé d'information d'assurance voiture, type de véhicule, revenus | Consentement | 3 ans à compter du dernier contact | |
| Phase n°3 : Création de l'espace prospect pour constitution du dossier ou récupération des informations par le commercial si pas d'espace prospect créé | + expérience, notation | Contrat ou mesures précontractuelles | 3 ans si le prospect n'a pas été converti. Dans le cas contraire, les informations seront conservées le temps de la relation contractuelle | |
| Phase n°4 : Création du dossier de financement dans l'espace prospect | + Attestation versement de pension, bulletins de salaire, carte d'identité, justificatif de domicile, RIB, responsabilité civile professionnelle | Contrat ou mesures précontractuelles | 3 ans si le prospect n'a pas été converti. Dans le cas contraire, les informations seront conservées le temps de la relation contractuelle | |
| Phase n°5 : Etude de l'offre par un comité | + Attestation versement de pension, bulletins de salaire, carte d'identité, justificatif de domicile, RIB, responsabilité civile professionnelle | Contrat ou mesures précontractuelles | 3 ans si le prospect n'a pas été converti. Dans le cas contraire, les informations seront conservées le temps de la relation contractuelle | |
| Contractualisation clients | Génération d'un acompte pour signature et paiement | Bon de commande, PV de livraison, mandat SEPA | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans à compter de la fin du contrat |
| Paiement des frais de réservation si le véhicule n'est pas en stock et paiement de l'apport lorsque le véhicule arrive en agence | Bon de commande, PV de livraison, mandat SEPA | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans à compter de la fin du contrat | |
| Attribution de la voiture et signature du contrat de location puis livraison du véhicule | Bon de commande, PV de livraison, mandat SEPA | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans à compter de la fin du contrat | |
| Facturation mensuelle des clients | Emission des factures mensuelles avec échéancier de paiement tous les lundis et gestion des prélèvements sur les comptes Uber en direct | Facture, compte Uber, nom, prénom, données bancaires, mandat | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans |
| Envoi de mails automatiques en fonction de l'actualité (facture, demande de prélèvement, etc) | Facture, compte Uber, nom, prénom, données bancaires, mandat | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans | |
| Assurance | Proposer une solution d'assurance aux chauffeurs et gestion des dossiers d'assurance (déclaration et suivi de sinistre) | N° d'assuré, nom, prénom, immatriculation, adresse mail, numéro de téléphone, adresse postale | Intérêt légitime | 5 ans à compter de la fin du contrat |
| Administration des ventes | Gestion de la restitution des véhicules | Nom, prénom, adresse mail, informations sur l'entreprise, sommes dues, fonction, photos du véhicule, PV d'inspection du véhicule | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle |
| Gestion de la cession de véhicules | Nom, prénom, adresse mail, informations sur l'entreprise, sommes dues, fonction, photos du véhicule, PV d'inspection du véhicule | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle | |
| Facturation de tous les frais supplémentaires | Nom, prénom, adresse mail, informations sur l'entreprise, sommes dues, fonction, photos du véhicule, PV d'inspection du véhicule | Contrat ou mesures précontractuelles | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle | |
| Contrôle des paiements hors prélèvements | Nom, prénom, adresse mail, informations sur l'entreprise, sommes dues, fonction, photos du véhicule, PV d'inspection du véhicule | Intérêt légitime | 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle | |
| Contraventions clients | Gestion des contraventions reçues par les salariés | Identité du contrevenant, infraction constatée, adresse, état de paiement, n° de contravention, montant de l'amende, date de l'infraction | Obligation légale | 5 ans à compter de la dernière action en lien avec la contravention |
| Réclamation clients | Gestion des réclamations clients et suivi des dossiers | N° de téléphone, nom, prénom, historique des échanges, adresse mail, description de la réclamation | Intérêt légitime | 3 ans à compter de la clôture de la réclamation |
| Retard de paiement / impayés | Proposition d'échéancier de dettes ou restitution du véhicule ou blocage à distance du véhicule | Nom, prénom, date de survenance et montant de l'impayé, n° de téléphone, adresse mail | Intérêt légitime et contrat | En cas de régularisation de l'impayé, les informations relatives à la personne concernée sont effacées du fichier recensant les personnes en situation d'impayé dans les 48 heures suivant le constat de la régularisation. En cas de non-régularisation, 5 ans à compter de la survenance de l'impayé. |
| Contentieux clients | Constitution d'un dépôt de plainte et gestion du dossier jusqu'à aboutissement et restitution | PV de restitution, dépôt de plainte | Intérêt légitime | Durée strictement nécessaire au respect de nos obligations légales, réglementaires et contractuelles |
| Géolocalisation des véhicules clients | Contrôle du kilométrage | Trajets effectués, position du véhicule, immatriculation, nom et prénom | Intérêt légitime | 5 ans maximum puis anonymisation |
| Récupération du véhicule si impayé avec blocage à distance | Trajets effectués, position du véhicule, immatriculation, nom et prénom | Intérêt légitime | 5 ans maximum puis anonymisation | |
| Flocage véhicules | Gestion des clients voulant faire floquer leur véhicule, gestion des rendez-vous et envoi de rappels, contrôle du flocage | Type de véhicule, photos véhicules, nom, prénom, adresse mail, n° de téléphone | Contrat ou mesures précontractuelles | Durée de la relation contractuelle |
| Enregistrement des appels | Enregistrement des appels téléphoniques | Echanges téléphoniques | Intérêt légitime | 6 mois |
| Comptabilité clients et fournisseurs | Suivi de la facturation mensuelle des fournisseurs et des clients | Nom, prénom, montant et objet des frais, RIB, société, SIRET, fonction, adresse mail du contact | Contrat ou mesures précontractuelles | 10 ans |
Le détail des informations fournies ci-dessus n'a pas vocation à être exhaustif et vise avant tout à informer les personnes concernées sur les catégories de données que Flexifleet est susceptible de traiter.
En notre qualité de responsable de traitement, nous sommes les premiers destinataires de vos données personnelles. En interne, seuls les salariés habilités peuvent avoir accès à vos données personnelles dans le cadre de leurs missions.
Par ailleurs, vos données pourront être partagées en externe avec les destinataires suivants :
Lorsque nous avons recours à un prestataire externe, nous ne lui communiquons vos données personnelles qu'après avoir obtenu des garanties sur sa capacité à répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité. De plus, par la mise en place de mesures contractuelles, nous assurons que chaque prestataire traite des données au regard des seules finalités initialement prévues, et dans le strict respect des obligations légales en matière de protection des données.
Des données personnelles vous concernant sont transférées en dehors de l'Union européenne vers des pays dont la protection des données personnelles est équivalente à celle fournie par l'UE.
Flexifleet met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique et de confidentialité aux fins d'assurer la protection de vos données à caractère personnel qu'il collecte, contre toute altération, destruction ou accès non autorisés à vos données.
Flexifleet prend toutes les précautions utiles et nécessaires au regard de la nature de vos données et des risques présentés par le(s) traitement(s) qu'elle réalise, pour préserver la sécurité de vos données et empêcher leur déformation, endommagement, ou leur accès par des tiers non autorisés.
En tout état de cause, toute violation de vos données à caractère personnel, susceptible de produire un risque élevé vis-à-vis de vos droits et libertés, vous sera notifiée dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.
Conformément à l'article 13 et aux articles 15 à 22 du RGPD, Flexifleet vous rappelle que :
Dans le cas où une personne régulièrement mandatée demande à exercer votre droit d'accès pour votre compte, vos données personnelles, sauf cas particuliers, vous seront directement communiquées.
Ces droits peuvent être exercés, sous réserve du respect des conditions requises par la règlementation applicable. Pour exercer vos droits, vous pouvez :
A l'issue de l'envoi de votre demande, un accusé de réception vous sera envoyé. Une réponse vous sera adressée dans les délais prévus par la Réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.